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Preguntas Frecuentes

Esta es la compilación de las dudas más frecuentes por parte de nuestros usuarios con relación al diligenciamiento de las planillas.

ABECÉ sobre cambios en el pago de seguridad social para trabajadores independientes.

Pago mes vencido

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Para los trabajadores independientes se habilita, en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de manera vencida para el periodo de cotización del mes de septiembre de 2018 en adelante.

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Significa que los trabajadores independientes pueden pagar los aportes del mes de septiembre, en el mismo mes de manera anticipada, o en el mes de octubre de manera vencida.

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Esta medida aplica a todas las personas que pagan sus aportes al sistema de seguridad social como trabajadores independientes, es decir alrededor de 1.800.000 cotizantes.

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El pago mes vencido de los trabajadores independientes aplica para el periodo de cotización del mes de septiembre de 2018, que se pagará en octubre.

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No pasa nada. Los trabajadores independientes pueden optar por realizar el aporte del periodo de septiembre en el mismo mes, el cual se entenderá como un pago anticipado. Este pago anticipado tiene como beneficio que desde la fecha pago y radicación de documentos se empezara a contabilizar el término para el reconocimiento de prestaciones económicas.

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El reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, es decir las licencias de maternidad o paternidad y las incapacidades médicas, está sujeto a que el trabajador independiente se encuentre al día en el pago de aportes a salud del periodo al que corresponde el inicio de la prestación. Por tanto, el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, se hará a partir del momento en que el trabajador independiente realice el pago del periodo en el que se presente la novedad y radique los respectivos soportes ante la entidad promotora de salud (EPS) a la que se encuentre afiliado.

A manera de ejemplo, para el pago de una incapacidad por una enfermedad presentada en el mes de septiembre, el trabajador independiente debe encontrarse al día en el pago de la cotización de este mes; según la nueva norma, este aporte se hará en el mes de octubre, es decir que solo en ese momento podrá solicitar el reconocimiento de la prestación económica.

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Para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por incapacidad médica o de licencia de maternidad o paternidad, la EPS tiene 15 días hábiles, los cuales se contabilizarán a partir de la fecha de pago de la cotización del periodo al que corresponde el inicio de la prestación y solo se recibirá la radicación de la documentación una vez se cumpla dicha condición.

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Sí. El pago de las cotizaciones mes vencido al Sistema de Seguridad Social Integral de los trabajadores independientes no afecta su derecho a recibir atención en salud, pues son las EPS las responsables de garantizar estos servicios, independientemente de que las cotizaciones se realicen mes vencido.

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Se debe adjuntar el soporte del pago efectuado en el mes de agosto, teniendo en cuenta que la obligatoriedad del pago correspondiente al mes de septiembre se debe realizar en el mes de octubre. En caso de que su contrato inicie en septiembre no debe adjuntar ningún soporte de pago de aportes, pero sí debe adjuntar el soporte de afiliación al sistema de Seguridad Social Integral.

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Debe presentar la planilla del mes de noviembre y será responsabilidad del contratista pagar en el mes de enero los aportes correspondientes al mes de diciembre en los plazos establecidos en el Decreto 1990 de 2016, de acuerdo con los dos últimos dígitos de su documento de identificación.

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A partir del mes de septiembre de 2018, fecha de entrada en vigencia del pago mes vencido de los aportes a la seguridad social de los trabajadores independientes, ninguna entidad contratante podrá exigir a sus contratistas el pago de los aportes de manera anticipada.

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Sí. El contratista debe sumar los ingresos mensuales de todos sus contratos y sobre dicho valor debe calcular el 40%. Sobre este monto se deben hacer los aportes al sistema de seguridad social integral como trabajador independiente con contrato de prestación de servicios.

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Sí, el Ministerio expidió la Resolución 3559 de 2018, que ajusta la operación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) que permita el pago de los aportes mes vencido de los trabajadores independientes.

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Estos trabajadores deben pagar sus aportes mes vencido de acuerdo con los últimos dos dígitos de su documento de identidad, de acuerdo con los plazos establecidos en el Decreto 1990 de 2016, así:

Día hábil Dos últimos dígitos del documento de identidad
2 00 al 07
3 08 al 14
4 15 al 21
5 22 al 28
6 29 al 35
7 36 al 42
8 43 al 49
9 50 al 56
10 57 al 63
11 64 al 69
12 70 al 75
13 76 al 81
14 82 al 87
15 88 al 93
16 94 al 99

Retención de aportes

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Hasta el mes de mayo de 2019 los debe seguir haciendo el contratista.

A partir del mes de junio de 2019, los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, los patrimonios autónomos y consorcios o uniones temporales conformados por al menos una persona jurídica, deben efectuar la retención y pago de aportes a la Seguridad Social Integral de los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante al sistema de seguridad social integral.

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A los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante y aplicará a partir del mes de junio de 2019.

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No. La retención de aportes aplica únicamente para los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, los patrimonios autónomos y consorcios o uniones temporales conformados por al menos una persona jurídica, no siendo aplicable cuando el contratante sea una persona natural.

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No. La retención de aportes aplica únicamente para los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante.

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A partir del mes de junio de 2019, para efectos de la retención de aportes, cuando un contratista tenga varios contratos de prestación de servicios personales, esté le debe informar a cada entidad contratante para que cada una de ellas, efectué la retención y el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Esta retención se debe calcular a partir del 40 por ciento del valor mensualizado de cada contrato.

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El Decreto 1273 de 2018 no contempla sanciones o consecuencias para quien no cumpla con esta obligación. Sin embargo, tenga en cuenta que puede ser objeto de fiscalización por parte de la Unidad de Pensiones y Parafiscales (UGPP), al encontrar evasión en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

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A partir del 1 de diciembre los aportantes de seguridad social pueden liquidar el tipo de planilla “N – Planilla de Correcciones”, a través del operador de información con el cual liquidó la planilla inicial.

Esto se hace con el fin de que la información se reporte de manera correcta a todas las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, y sus cotizantes no tengan inconvenientes en el pago de las prestaciones económicas.

Si no sabe con qué operador liquidó la planilla inicial del periodo que va a corregir, lo invitamos a registrarse en www.miseguridadsocial.gov.co, y consultar los aportes PILA.

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A partir del 1 de diciembre de 2018, el operador de información valida que el cotizante que utilice los subtipos de cotizantes: “1. Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo” o “2. Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo”, o “9 -Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV”, se encuentre reportado en el archivo que le suministrará el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.

En caso, que el cotizante no se encuentre reportado en dicho archivo y que ya tengan reconocida una pensión de vejez, o de invalidez por riesgo común, o de invalidez por riesgo laboral, o de jubilación, el cotizante deberá solicitarle a la Administradora que le reconoció dicha prestación, que reporte de manera adecuada la información al Registro Único de Afiliados – RUAF que administra el Ministerio de Salud y Protección Social.

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A partir del 1 de diciembre de 2018, el operador de información valida que cuando el aportante reporte el subtipo de cotizante: “5 -Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos”, el cotizante debe estar reportado en el archivo que suministrará el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.

En caso, que el cotizante no se encuentre reportado en dicho archivo y que ya tengan reconocida una Devolución de saldos o una Indemnización sustitutiva, el cotizante deberá solicitarle a la Administradora que le reconoció dicha prestación que reporte de manera adecuada la información al Registro Único de Afiliados – RUAF que administra el Ministerio de Salud y Protección Social.

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Lo puede hacer siempre y cuando se encuentre incluido como Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional en el archivo suministrado por el Ministerio de Salud y Protección Social a los Operadores de Información.

En caso, de que usted no se encuentre reportado en dicho archivo deberá remitirse al Consorcio Colombia Mayor para que le aclare dicha situación y reporte de manera adecuada la información al Ministerio de Salud y Protección Social.

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A partir del 1 de diciembre de 2018, puede hacer aportes a la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), siempre y cuando este reportado en el archivo suministrado por el Ministerio de Salud y Protección Social a los Operadores de Información.

En caso, de que usted no se encuentre reportado en dicho archivo, deberá remitirse a la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y solicitar que le aclaren si usted está obligado o no a realizar dicho aporte.

Elabora: Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación
Fuente: Ministerio de Salud y Protección Social

A partir del 1 de diciembre de 2018, los Operadores de Información validarán el uso correcto de los subtipos de cotizante, los cuales son utilizados para aquellos casos en que el cotizante se encuentre exceptuado de aportar al Sistema General de Pensiones, razón por la cual es importante que dada su condición personal, verifique su tipo o subtipo de cotizante con el fin de evitar conflictos en el momento de generar su planilla para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

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Los cotizantes que se encuentran pensionados por vejez, invalidez o jubilación, o hayan cumplido los requisitos para la pensión de vejez o se encuentran excluidos de cotizar a pensiones por razón de la edad, o que la administradora les haya hecho devolución de saldos o indemnización sustitutiva.

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Deberá reportar en la PILA en el campo subtipo de cotizante, el subtipo de cotizante que corresponda, así:

  1. Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  2. Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  3. Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad.
  4. Cotizante con requisitos cumplidos para pensión.
  5. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos.
  6. Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV”.

Los cuales se encuentran definidos en el numeral 2.1.2.3.2 “Campo 6 – Subtipo de Cotizante” del Capítulo 1 del anexo técnico 2 de la Resolución 2388 de 2016, modificado por la Resolución 5858 de 1608, 980, 2016 y 3016 de 2017 y 3559 de 2018 de la siguiente manera:

1. Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo:

Este subtipo de cotizante únicamente puede ser utilizado cuando el cotizante es pensionado por vejez, jubilación o invalidez y se encuentre relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE PERSONAS PENSIONADAS” dispuesto mensualmente por este Ministerio en el FTP seguro de cada operador de información” con el tipo de pensión “1- Vejez”, “8 – Invalidez Riesgo Común”, “9 – Invalidez Riesgo Laboral” o “10 – Jubilación”.

2. Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo:

Este subtipo de cotizante únicamente puede ser utilizado cuando el cotizante es pensionado por vejez, jubilación o invalidez y se encuentre relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE PERSONAS PENSIONADAS” dispuesto por este Ministerio mensualmente en el FTP seguro de cada operador de información, con el tipo de pensión “1- Vejez”, “8 – Invalidez Riesgo Común”, “9 – Invalidez Riesgo Laboral” o “10 – Jubilación”.

3. Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad:

No está obligado a cotizar al Sistema General de Pensiones y puede ser utilizado en los siguientes casos:

  1. Cuando el tipo de cotizante aporte al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales como dependiente y no hayan cotizado en el régimen solidario de prima media con prestación definida y tengan 60 o más años de edad de acuerdo con lo establecido en la Circular 032 de 2007.
  2. Cuando el tipo de cotizante aporte al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales como independiente y no haya cotizado al régimen solidario de prima media con prestación definida y tengan 50 años de edad o más, si se es mujer, o 55 años de edad o más, si se es varón de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 758 de 1990.
  3. En el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, cuando el tipo de cotizante dependiente o independiente nunca haya cotizado al Sistema General de Pensiones y tuvieren cincuenta y cinco (55) años o más de edad, si son hombres, o cincuenta (50) años o más de edad, si son mujeres de acuerdo con lo establecido en el artículo 61 de la Ley 100 de 1993.

Cuando se use este subtipo de cotizante, el operador de información debe validar que el cotizante no se encuentre relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”.

Si el cotizante se encuentra relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES AL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, no podrá hacer uso de este subtipo de cotizante y deberá cotizar obligatoriamente al Sistema General de Pensiones.

4. Cotizante con requisitos cumplidos para pensión:

Solo puede ser utilizado cuando la persona que está cotizando cumpla con los requisitos mínimos para el reconocimiento de la pensión de vejez de conformidad con la normatividad vigente, esto es, para los afiliados al Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida administrado por COLPENSIONES: edad: 57 años mujeres y 62 años hombres y 1300 semanas de cotización; en el régimen de ahorro individual tener el capital acumulado en la cuenta de ahorro individual que le permita obtener una pensión mensual, superior al 110% del salario mínimo legal mensual vigente.

Para el uso de este subtipo de cotizante, el operador de información debe validar que el cotizante se encuentre relacionado en el archivo “REPORTE DE INFORMACIÓN DE PERSONAS QUE ESTÁN EN TRÁMITE DE SOLICITUD DE PENSIÓN” dispuesto por este Ministerio en el FTP seguro de cada operador de información”.

5. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos:

Solo puede ser utilizado cuando la persona que está cotizando, haya recibido por parte de una administradora de prima media o de ahorro individual, el reconocimiento de la indemnización sustitutiva o la devolución de saldos causada por sí mismo como cotizante, de acuerdo con lo establecido en los artículos 37, 45, 66, 72 y 253 de la Ley 100 de 1993 y se encuentre relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE PERSONAS PENSIONADAS” dispuesto por este Ministerio mensualmente en el FTP seguro de cada operador de información, con el tipo de pensión “20- Devolución de Saldos” o “21 – Indemnización sustitutiva”.

9. Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV:

Aplica para los cotizantes que además de su condición de pensionados con una mesada igual o superior a 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes perciban ingresos en virtud de un contrato de trabajo o contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos con una duración superior a un mes y se encuentre relacionado en el archivo “INFORMACIÓN DE PERSONAS PENSIONADAS” dispuesto mensualmente por este Ministerio en el FTP seguro de cada operador de información” con el tipo de pensión “1- Vejez” o “10 – Jubilación”.

La excepción de aportar al Sistema General de Pensiones aplica para el tipo de cotizante “56 – Prepensionado con aporte voluntario en salud”, el cual es definido de la siguiente manera:

Es utilizado por los prepensionados que tienen en trámite el reconocimiento de su pensión y desean aportar voluntariamente como independientes al Sistema General de Seguridad Social en Salud de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.1.8.4 del Decreto 780 de 2016.

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A partir del 1o de diciembre de 2018 se validará el uso correcto de los subtipos de cotizantes:

  1. Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  2. Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  3. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos.
  4. Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV.

Para el período de pago para los sistemas diferentes al de salud del mes noviembre de 2018 en adelante.

  • A partir del 1o de abril de 2019 se validará el uso correcto del subtipo de cotizante “3. Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad” y del tipo de cotizante “-56 Prepensionado con aporte voluntario en salud” para el período de pago para los sistemas diferentes al de salud del mes marzo de 2019 en adelante.
  • A partir del 1o de julio de 2019 se validará el uso correcto del subtipo de cotizante “4. Cotizante con requisitos cumplidos para pensión” para el período de pago para los sistemas diferentes al de salud del mes junio de 2019 en adelante.
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Que el operador de información validará que el cotizante que utilice los subtipos de cotizantes:

  1. Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  2. Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo.
  3. Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad.
  4. Cotizante con requisitos cumplidos para pensión.
  5. Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos.
  6. Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV.

Se encuentren reportados en el archivo que le suministrará el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.

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Que, a partir del 1 de abril de 2019, el operador de información validará que el cotizante se encuentre reportado en el archivo que le suministrará el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.

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El cotizante deberá solicitarle a la Administradora que le reconoció la pensión de vejez, o de invalidez por riesgo común, o de invalidez por riesgo laboral, o de jubilación, o que le haya hecho devolución de saldos o indemnización sustitutiva o que se encuentre en trámite de solicitud de pensión, que reporte de manera adecuada la información al Ministerio de Salud y Protección Social de acuerdo con lo establecido en la Resolución 3559 de 2018.

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Si, la Dirección de Pensiones del Ministerio del Trabajo mediante comunicación radicada con el número 08SE2019230000000000181 de fecha 03 de enero 2019, conceptuó que la asignación de retiro otorgada por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares es compatible con las prestaciones que otorga el Sistema General de Pensiones e igualmente con los sueldos provenientes del desempeño de empleos públicos, de modo que aquel miembro de las Fuerzas Militares o de policía que ostente tal asignación, y se encuentre vinculado a una empresa pública o privada a través de contrato individual de trabajo y/o por contrato de prestación de servicios está obligado a cotizar a los regímenes del Sistema General de Pensiones a la luz del artículo 2.2.3.1.1 del capítulo 1 del título 3 del Libro 1 del Decreto 1833 del 10 de noviembre de 2016, si no se encuentran incursos en las causales de exclusión que trata el artículo 2 del Decreto 758 de 1990 (para el Régimen de Prima Media con Prestación Definida) y/o el artículo 61 de la Ley 100 de 1993 (para el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

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A partir del 1 de diciembre de 2018 los aportantes de seguridad social podrán liquidar el tipo de planilla “N – Planilla de Correcciones”, a través del operador de información con el cual liquidó la planilla inicial.

Esto se hace con el fin de que la información se reporte de manera correcta a todas las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, y sus cotizan¬tes no tengan inconvenientes en el pago de las prestaciones económicas.

Si no sabe con qué operador liquidó la planilla inicial del periodo que va a corregir, lo invitamos a registrarse en www.miseguridadsocial.gov.co, y consultar los aportes PILA.

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A partir del 1 de diciembre de 2018, el pago de los aportes parafiscales del personal del Magisterio, se podrán hacer a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, utilizando el tipo de aportante: “11 -Pagador aportes parafiscales del Magisterio” y el tipo de cotizante “62. Personal del Magisterio”. Para tal caso, el Operador de Información validará que el aportante este reportado en el archivo que le suministrará el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.

En caso, de que el cotizante no se encuentre reportado en dicho archivo deberá remitirse a la Subdirección de Monitoreo y Control del Ministerio de Educación Nacional para que le aclare dicha situación y reporte de manera adecuada la información al Ministerio de Salud y Protección Social.

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Lo puede hacer siempre y cuando se encuentre incluido como beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional en el archivo suministrado por el Ministerio de Salud y Protección Social a los Operadores de Información.

En caso que el cotizante no se encuentre reportado en dicho archivo deberá remitirse al Consorcio Colombia Mayor para que le aclare dicha situación y reporte de manera adecuada la información al Ministerio de Salud y Protección Social.

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A partir del 1 de diciembre de 2018, podrá hacer aportes a la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), siempre y cuando este reportado en el archivo suministrado por el Ministerio de Salud y Protección Social a los Operadores de Información.

En caso, de que usted no se encuentre reportado en dicho archivo, deberá remitirse a la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y solicitar que le aclaren si usted está obligado o no a realizar dicho aporte y en caso afirmativo reporten la información al Ministerio de Salud y Protección Social.