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Mi normatividad

Con la Resolución 3214 de 2012 se hace obligatoria la mención de los responsables de UPC adicional

De acuerdo a la normatividad, todos los aportantes a seguridad social en Colombia en cuya liquidación de aportes cuenten con cotizantes tipo 40 (Beneficiario UPC adicional) deben especificar tipo y número de documento de la persona que se hace cargo del correspondiente pago de sus aportes.

Marzo de 2013
Con la Resolución 3214 de 2012 se hace obligatoria la mención de los responsables de UPC adicional © David Castillo Dominici | Freedigitalphotos.net

Por tal motivo, miplanilla.com deberá hacer desde el 1 de Abril de 2013, la validación correspondiente a las planillas que sean procesadas para pago y así constatar que dicha información se encuentra contenida. Fruto de ese proceso es posible que encuentre un error de validación una vez que haya cargado su planilla, el cual puede obedecer a la verificación que hace el sistema con respecto a esta exigencia de ley.

Por eso lo invitamos a que siga las instrucciones en cada uno de los diferentes escenarios y así lleve a cabo la gestión y pago de sus aportes a seguridad social de manera fácil y segura pero sobre todo conforme a la normatividad vigente.

Existen tres casos durante la gestión de su Plantilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), mediante los cuales usted podría cumplir con el requisito de incluir la información de los responsables de pago de UPC dentro de su planilla:

A) En el caso que la planilla que se dispone a generar contiene uno o varios cotizantes tipo 40, puede incluir los datos del responsable del pago desde el formulario destinado a tal fin.

B) Si ya tiene generado su archivo plano pero no tiene incluída la información de responsables de UPC, podrá complementar la información mediante carga de archivo adicional.

C) También podrá editar manualmente su archivo plano ubicando en posiciones específicas la información de los nuevos campos 3A y 4A de acuerdo a lo establecido por la ley.

A continuación se describe el procedimiento que debe seguir para cumplir con el requerimiento de ley según sea su caso:

 

Opción 1. Pasos para incluir la información desde el formulario destinado a tal fin:

  1. Si necesita generar un cotizante tipo 40 por primera vez, diríjase a la opción Empleados del menú principal y haga clic en la opción Empleados. Aparecerá un listado de los empleados creados para su empresa. Haga clic en el botón Agregar ubicado al final de dicho listado.

    Incluir información desde formulario: Paso 1. Opción empleados

  2. Se desplegará un formulario en el cual deberá ingresar los datos del cotizante. La asignación del tipo de cotizante se hace mediante el campo Tipo cotizante el cual le mostrará las diferentes posibilidades que pueden ser desplegadas de acuerdo a la ley vigente. Seleccione la opción 40 – Beneficiario de UPC adicional.


    Incluir información desde formulario: Paso 2. Selección tipo cotizante

  3. Al final del formulario serán solicitados los datos del responsable de pago de dicha UPC, donde deberá ingresar el tipo y número de documento. Debe finalizar haciendo clic en el botón Agregar. Este método garantiza que el cotizante ya tenga asignados los datos del responsable por lo cual no tendrá que volver a incluirlo.

    Incluir información desde formulario: Paso 3. Digite los datos del responsable de la UPC adicional

 

 

Opción 2. Pasos para complementar la información mediante carga de archivo adicional:

  1. Diríjase a la opción Empleados del menú principal de miplanilla.com, ubique el puntero sobre la opción Cargar datos de UPC adicional y haga clic sobre la opción Cargar responsable UPC.

    Archivo complementario: Paso 1. Seleccione la opción Cargar responsable UPC

  2. En la pantalla que se presenta, se le ofrece la opción de descargar la plantilla de Excel la cual podrá usar de parámetro para compilar la información de los Beneficiarios UPC con sus respectivos responsables de pago. Es importante aclarar que una vez finalizada la alimentación de la información, el documento debe ser guardado en formato CSV (Comma Separated Values ó Archivo separado por comas).Cargue el archivo al sistema haciendo clic en el botón Seleccionar archivo y posteriormente haciendo clic en el botón Aceptar.


    Archivo complementario: Paso 2. Descargar plantilla CSV y posteriormente subir información
  3. Habiendo sido procesado el archivo, se le mostrará en la siguiente pantalla, una relación de los archivos que han sido cargados como también el respectivo estado de la carga. Haga clic en la opción Ver detalle donde podrá verificar la información que fue recogida.

    NOTA: Tenga en cuenta que la información cargada bajo este procedimiento permite la correcta validación de la planilla PERO NO MODIFICA EL REGISTRO DEL EMPLEADO. Para llevar a cabo ese procedimiento, deberá editarlo en la opción Empleados del menú principal.
    Archivo complementario: Paso 3. Ver resultado de carga de información

A partir de este punto ya puede proceder con la generación de la planilla y continuar con el procedimiento de pago como habitualmente lo lleva a cabo. Tenga en cuenta que este procedimiento será recurrente durante la carga de cada planilla en los meses siguientes a menos que modifique la información de los cotizantes tipo 40 directamente en el registro.

Opción 3. Pasos para editar archivo plano:

  1. Ubique los cotizantes tipo 40 en en el registro tipo 2 campo dentro del archivo plano 1.
  2. Ingrese los datos de identificación (tipo y número) del responsable de pago de la UPC. Desde la posición 488 y de longitud 2 caracteres debe indicar el tipo de documento y a partir de la posición 490 hasta la 505 podrá digitar los números de identificación, del responsable de la UPC. Guarde su archivo en un lugar reconocible dentro del disco duro de su estación de trabajo.


    Archivo plano: Paso 2. Agregar la información desde la posción 488

  3. Inicie con el proceso de carga del archivo plano con el cual generará la planilla, mediante la opción "Planillas" del menú principal, opción Nómina y haciendo clic en la opción Subir archivo.


    Archivo plano: Paso 3. Seleccionar la opción Subir archivo

  4. En la siguiente pantalla, se ofrecen dos opciones con las cuales el sistema tendrá el parámetro de validación. Por una parte está la carga del archivo plano de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1747 de 2008 cuya estructura no contempla la información de responsable de UPC adicional, por lo cual deberá complementarla tal como se indica en las instrucciones de la opción 2 en la parte superior de este documento. Por otra parte se ofrece la posibilidad de cargar el archivo plano con los datos del responsable de UPC incluída conforme a la Resolución 3214 de 2012, que para efectos de ejemplo de esta opción ya está asignada desde el paso 2. Posteriormente indique la ruta a su archivo con la opción Seleccionar archivo. El proceso continuará como habitualmente genera la planilla desde archivo plano.


    Archivo plano: Paso 4. Seleccionar la opción Resolcuión 3412 de 2012

Para miplanilla.com es una prioridad mantener al día la plataforma en todos sus desarrollos, con el único objetivo de hacer el cumplimiento de la ley un proceso fácil y eficiente para sus usuarios. Si desea tener este tutorial en sus documentos, descárguelo aquí.

 

 

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