Especial Informativo| Julio 2016 / Marzo 2017
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Archivo plano, otro de los ajustes que trae la Resolución 2388 de 2016

Según la Resolución 2388 de 2016 emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, una de las modificaciones que propone la norma es la restructuración a los campos del archivo plano.

Entre estos cambios se encuentran: nuevas tablas de validación de datos, modificación y creación de algunos tipos de cotizantes, tipos de planillas y estructura del archivo plano, entre otros.

A continuación, miplanilla.com brindará algunos ejemplos para dar mayor claridad a estos cambios.

1. Ajustes a Estructura

La Resolución 2388 de 2016 adicionó los siguientes campos al archivo plano cuando se reporten las novedades que a continuación se nombran, es necesario registrar la fecha en la que se presenta la novedad reportada, el formato de la fecha debe ser (AAAA-MM-DD). Si no se reporta la novedad el campo de fecha debe ser vacío.

Descripción detallada de las variables de novedades generales
Posiciones (Inicial – Final) Valor
515 - 524 Fecha de ingreso
525 – 534 Fecha de retiro
535- 544 Fecha Inicio VSP
545 - 554 Fecha Inicio SLN
555 - 564 Fecha Fin SLN
565 - 574 Fecha Inicio IGE
575 - 584 Fecha Fin IGE
585- 594 Fecha Inicio LMA
595 - 604 Fecha Fin LMA
605 - 614 Fecha Inicio VAC - LR
615 - 624 Fecha Fin VAC - LR
625 - 634 Fecha Inicio VCT
635 - 644 Fecha Fin VCT
645 - 654 Fecha Inicio IRL
655 - 664 Fecha Fin IRL
665 - 673 IBC otros parafiscales diferentes a CCF
674 - 676 Número de horas laboradas
677- 686 Fecha de radicación en el exterior*

*Este cambio lo modificó la Resolución 5858 de 2016, para conocer los nuevos ajustes a la estructura haga clic aquí.

Si quiere conocer en detalle los ajustes de la estructura del archivo plano haga clic aquí.

2. Validaciones

A partir de la implementación de la norma el Operador de Información no deberá realizar validación entre el IBC y el salario de los cotizantes, debido a que es el aportante quien conoce dichos valores. Tenga en cuenta que este ajuste ya está implementado en la plataforma de miplanilla.com.

Por otro lado, al reportar novedades que modifiquen el IBC se deberán generar líneas adicionales para el cotizante según la cantidad de novedades presente, de tal manera, que tanto los días cotizados como los IBC de Salud, Pensión y Riesgos sean iguales para cada registro.

La información de los campos de fecha inicio y fin de las novedades debe reportarse en fechas calendario, informando exactamente cuándo se presenta la novedad, sin que esto modifique que los meses de 28, 29 y 31 días continúan considerándose para todos los efectos meses laborales de 30 días.

1. Caso de ejemplo – Reporte de Novedades

¿Cómo reportar una novedad que afecta más de un mes?
Las fechas a reportar corresponden a los días afectados dentro del periodo que se está liquidando.

Ej:  Vacaciones del 19 OCT al 9 NOV

  Días  
Período VAC   AFP EPS ARL CCF Fecha Inicio VAC Fecha Fin VAC
Octubre X   12 12 12 12 2016-10-19 2016-10-31
Octubre     18 18 18 18    
Noviembre X   9 9 9 9 2016-11-01 2016-11-09
Noviembre     21 21 21 21    

  ¿Qué debo hacer si un cotizante presenta la misma novedad varias veces en el mismo mes de forma discontinua?

Para este escenario debe generarse múltiples registros, garantizando que se reporten correctamente las fechas inicio y fin para cada novedad.

Ejemplo:  IGE: 7 OCT
  IGE: 12 OCT
  IGE: 14 al 16 OCT
  Días    
CC IGE   AFP EPS ARL CCF Fecha Inicio IGE Fecha Fin IGE
123456 X   1 1 1 1 2016-10-07 2016-10-07
123456 X   1 1 1 1 2016-10-12 2016-10-12
123456 X   3 3 3 3 2016-10-14 2016-10-16
123456     25 25 25 25    

 ¿Cómo se manejan las prórrogas de novedades?

Cuando se presentan prorrogas de una novedad dentro del mismo mes solo se reportará la fecha inicial de la primera novedad y la final de la última, si se afectan días del mes siguiente estos se reportan en la planilla de ese mes.

Ejemplo:  IGE: 11 al 15 OCT
  IGE: 16 al 26 OCT
  IGE: 26 al 5 NOV
  Días    
 OCTUBRE   CC IGE   AFP EPS ARL CCF Fecha Inicio IGE Fecha Fin IGE
123456 X   20 20 20 20 2016-10-11 2016-10-31
123456     10 10 10 10    
  Días    
NOVIEMBRE CC IGE   AFP EPS ARL CCF Fecha Inicio IGE Fecha Fin IGE
123456 X   5 5 5 5 2016-11-01 2016-11-05
123456     25 25 25 25    

¿Cómo manejo las novedades de ING y RET?

Cuando haya novedades de ING – RET, se reporta un único registro con las fechas correspondientes.

  Días    
CC ING RET AFP EPS ARL CCF Fecha ING Fecha RET
123456 X X 12 12 12 12 2016-10-01 2016-10-12

Si existe un reingreso en el mismo mes, se adicionará un registro más con su correspondiente fecha de ING.

      Días    
CC ING RET AFP EPS ARL CCF Fecha ING Fecha RET
123456 X X 12 12 12 12 2016-10-01 2016-10-12
123457 X   10 10 10 10 2016-10-21  

Si las novedades se presentan en orden RET – ING se reportará un único registro con las respectivas fechas, siempre que el salario sea el mismo para ambos contratos, de lo contrario se manejaran registros independientes.

  Días    
SALARIO IGUAL CC ING RET AFP EPS ARL CCF Fecha ING Fecha RET
123456 X X 8 8 8 8 2016-10-28 2016-10-05
  Días    
SALARIO DIFERENTE CC ING RET AFP EPS ARL CCF Fecha ING Fecha RET
    X 5 5 5 5   2016-10-05
123456 X   3 3 3 3 2016-10-28  

3. Tablas de coherencia de datos

En estas tablas se relacionan las diferentes combinaciones que pueden existir entre los elementos que componen PILA (tipos de cotizante, tipos de planilla, novedades, etc.) la creación de estas tablas pretende unificar los criterios de validación y recaudo entre todos los actores del Sistema de Seguridad Social (Administradoras, operadores, aportantes, etc.).

Estas son las tablas de validación que contempla la norma, para profundizar en alguna de estas, consulte la norma aquí.

Tipo de aportante vs naturaleza jurídica
Tipo de aportante vs clase de aportante
Tipo de aportante vs tipo de persona
Tipo de cotizante vs tipo de aportantes
Tipo de cotizante vs clase de aportantes
Tipo de planilla vs tipo de aportante
Tipo de cotizante vs tipo de planilla
Tipo de cotizante vs tipo de novedad que puede presentar
Tipo de cotizante vs tipo de subsistema al que aporta

4. Otros ajustes

La Resolución 2388 incluyó el reporte del IBC para otros parafiscales como SENA e ICBF (para empresas privadas) y SENA, ICBF, ESAP y MEN (para empresas públicas); el IBC de CCF debe seguirse reportando en la misma posición.

Otro ajuste que propone la resolución es el reporte del número de horas laboradas en el mes:

Esta información es de carácter informativo, por lo que miplanilla.com no realizará validaciones frente al valor que se incluya en este campo, la responsabilidad del reporte de horas laboradas estará a cargo del empleador dado que es quien conoce el tiempo realmente laborado de cada trabajador. Para el cotizante 31 no es obligatorio reportar este valor cuando la cooperativa o pre-cooperativa de trabajo asociado está exceptuada del pago de Parafiscales por el Ministerio del Trabajo.

Tipo de cotizante Descripción
1 Dependiente
2 Servicio doméstico
18 Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC
20 Estudiantes (Régimen especial - Ley 789/2002)
22 Profesor de establecimiento particular
30 Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 Cooperados o pre-cooperativas de trabajo asociado
51 Trabajador de tiempo parcial afiliado al régimen subsidiado
55 Afiliado participe – dependiente

En miplanilla.com se trabaja comprometidamente en la elaboración de herramientas que facilitan el cumplimiento de sus aportes a seguridad social conforme a lo que establece la ley.

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