Especial informativo | Mayo 2013

Cómo hacer efectivo el beneficio de exoneración de parafiscales en miplanilla.com

La Resolución 1300 de 2013 reglamenta las condiciones necesarias para que las empresas puedan aplicar lo establecido en la Ley 1607 del año 2012, relacionado al no pago de parafiscales (SENA e ICBF), para aquellas empresas que se acojan al sistema de retenciones en la fuente para el recaudo del impuesto sobre la renta para la equidad -CREE.

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Este cambio modifica la estructura de los archivos de pago de seguridad social, establecidos en las resoluciones 1747 del año 2008 y 3214 del año 2012.

 

De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución 1300 de 2013, la empresa debe reportar en la información básica si está o no exonerado de pago de parafiscales conforme a lo establecido en la Ley 1607 del año 2012. Esta decisión se toma de acuerdo a las condiciones que establece el Gobierno Nacional.

 

De esta manera, cada empresa debe realizar dos procedimientos que son obligatorios en el reporte de la planilla. El primero de ellos es indicar si la empresa se acoge al beneficio de exoneración de pago a aportes parafiscales a SENA e ICBF. El segundo es modificar el registro de cada empleado que compone su nómina, reportando si por esa persona puede hacer efectiva la exoneración de parafiscales.

 

 

 

Cómo establecer si su empresa se acoge al beneficio

Debe hacerlo dentro de la opción Información básica ubicada en la ítem Datos del menú principal de miplanilla.com, la cual se encuentra una vez haya ingresado al sistema con su usuario y clave (figura 1).

 

Figura 1 - Datos básicos

Figura 1

 

Encontrará al final del formulario el campo Aportante exonerado de pago de aporte a Parafiscales y Salud; junto a ella hay un selector donde usted como empresa deberá escoger SI, en el caso que desee acogerse al beneficio (es decir que usted sea contribuyende del impuesto de renta para la equidad CREE) o en caso contrario seleccionar NO (figura 2). Para finalizar haga clic en el botón Guardar.

 

Figura 2 - Selector para señlar si aplica al beneficio

Figura 2

 

Recuerde que es responsabilidad de la empresa suministrar información verídica la cual podrá ser validada posteriormente por entes de control como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).

 

 

Para completar el proceso, deberá marcar a cada empleado que aplique para el descuento en el aporte a parafiscales. De acuerdo a la Ley 1607 de 2012, la condición es que el salario del trabajador sea inferior a diez salarios mínimos mensuales legales vigentes para el año 2013 ($5.895.000).

 

Dado lo anterior, se debe modificar el registro tipo 2 (Liquidación detallada de Aportes), el cual de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1300 de 2013 adiciona el campo 74, donde la empresa reportará para cada uno de los empleados si se encuentra exonerado de pago de parafiscales, registrando en el archivo plano la letra S o la letra N en caso de no estarlo.

 

 

 

Modificar información de empleados vía web

Este procedimiento, en el caso que su empresa maneje la información vía web, lo puede llevar a cabo en la opción Más información ubicada en el listado de Empleados el cual se despliga en el ítem del menú principal con el mismo nombre (figura 3).

 

Figura 3 - Empelados

Figura 3

 

En la página que contiene los datos del empleado, al final del formulario aparecerá el campo Cotizante exonerado de pago de aporte de Parafiscales y Salud Ley 1607 de 2012 el cual deberá seleccionar entre SI o NO de acuerdo a cada caso. Por defecto el sistema lo marcará con NO (figura 4).

 

Figura 4

 

Finalice el proceso haciendo clic en el botón Modificar.

 

 

 

 

Generación de planilla mediante la carga de archivo plano

En cuanto a la información por cada empleado que compone la nónima de su empresa, la estructura en la longitud total del archivo cambia a 506 caracteres; en esta última posición se deberá registrar la letra S o N, según el caso en que dicho empleado aplique o no al beneficio de exoneración de pago a parafiscales SENA e ICBF (figura 5).

 

 

Imagen 5 - Archivo plano, posición 506

Figura 5

 

Para mayor documentación descargue aquí un ejemplo del archivo plano como debería ser reportado.

 

 

Nota: Para que un cotizante (empleado) pueda reportar S en el campo 76, el aportante (empresa) debe tener reportado S en el campo 33, que se encuentra en la opción Información Básica ubicada debtro del ítem Datos del menú principal.

 

 

 

Consideraciones

Tenga en cuenta las siguientes situaciones que aplican independientemente del método que use para la generación de planilla:

  • Si la empresa no aparece registrada como Aportante exonerado de pago de aporte de Parafiscales y Salud Ley 1607 de 2012, el sistema no le dará la posibilidad de reportar empleados exonerados de pago de aportes parafiscales a SENA e ICBF.
  • Si la empresa se reporta como no exonerada del pago de aportes a parafiscales destinados a SENA e ICBF, tendrá permitido reportar empleados exonerados y no exonerados de pago de aportes parafiscales a SENA e ICBF.

 

 

Validaciones

Finalmente se procede con la generación de planilla, donde dicho proceso no presenta ningún cambio ya sea que la empresa lo haga por método web o método archivo.

 

Es importante tener en cuenta que se llevarán a cabo las siguientes validacionescuando se cargue la información mediante archivo plano, de acuerdo a la estructura que maneje según la normatividad a la que la empresa se haya acogido:

 

  • Resolución 1747 de 2008: Al cargar un archivo plano con esta estructura, el sistema sin importar si la empresa se encuentra exonerada o no del pago de aportes a Parafiscales y Salud, para todos los empleados que vengan reportados en el archivo plano se procesarán como cotizantes no exonerados del pago de aportes a Parafiscales y Salud. La longitud de un archivo con esta estructura es de 487 caracteres.
  • Resolución 3214 de 2012: Al cargar un archivo plano con esta estructura el sistema sin importar si la empresa se encuentra exonerada o no del pago de aportes a Parafiscales y Salud, a todos los empleados que vengan reportados en el archivo plano cargado se procesarán como cotizantes no exonerados del pago de aportes a Parafiscales y Salud. La longitud de un archivo con esta estructura es de 505 caracteres.
  • Resolución 1300 de 2013: Al cargar un archivo plano con esta estructura el sistema validará para cada empleado reportado que en la posición final del registro tipo 2 del archivo (posición 506) se registre la letra N en caso de no estar exonerado de aportes a parafiscales y la letra S en caso de sí estarlo.

 

Casos especiales

Aportante D

Ejemplo: Una empresa ubicada en Bogotá con clase de aportante D que se encuentra en tercer año de existencia, se acoge a la exoneración de aportes parafiscales según la Ley 1607 de 2012. En este caso deberá pagar aportes a salud con el beneficio que ya venía aprovechando, correspondiente al 11.38% y pagará sólo aportes parafiscales a Caja de Compensación Familiar con tarifa correspondiente al 1%. No se realizarán aportes a SENA e ICBF por estar exonerada de acuerdo a dicha ley.

 

Para el método web, el sistema calculará de forma automática las tarifas de acuerdo a la elección de la empresa y año en que se encuentre y los campos adicionales de acuerdo a la Resolución 1300 de 2013.

 

Para el método archivo plano, la empresa deberá parametrizar el software de nómina que utilice para que tenga en cuenta la exoneración de aportes a SENA e ICBF.

 

Vea acá un ejemplo de archivo plano para este caso.

 

 

Aportante C

 

Una empresa con clase de aportante C (Mipyme) se acoge a la exoneración de aportes parafiscales según la Ley 1607 de 2012. En este caso deberá pagar aportes parafiscales solo a Caja de Compensación Familiar de acuerdo a los descuentos que tiene conforme al número de años de operación. No se realizarán aportes a SENA e ICBF por estar exonerada de acuerdo a dicha ley.

 

Para el método web de carga de información, el sistema calculará de forma automática las tarifas y los aportes teniendo en cuenta el año de operación en el que se encuentre, como también si se encuentra exonerado del pago de aportes a parafiscales.

 

Para el método archivo plano, la empresa deberá parametrizar el software de nómina que utilice para que tenga en cuenta la exoneración de aportes a SENA e ICBF.

 

Vea acá un ejemplo de archivo plano para este tipo de aportantes (tipo C).